Digitalize a gestão da sua empresa

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Digitalize a gestão da sua empresa

Prepare-se para o retorno do verão e atualize o seu software de gestão de negócios!

À medida que uma empresa amadurece e os seus negócios crescem, aumenta também o número de processos necessários para a sua administração no dia-a-dia, bem como a informação que é gerada, ou em outras palavras, a “papelada”. E o que poderíamos controlar inicialmente com uma folha de cálculo, agora tornou-se numa longa série de dados que precisam de ser analisados, especialmente se quisermos reduzir custos e tempo de gestão.

Os dois cenários mais comuns nas empresas são aqueles que já usam software de gestão de negócios, mas não atendem às suas necessidades; e aqueles que ainda não utilizam qualquer sistema de gestão empresarial e utilizam apenas ferramentas mais básicas, como o Excel, ou ainda gerem tudo no papel.

Por um lado, a empresa que possui um sistema, mas não o implementou adequadamente.

Um sistema de gestão é uma parte muito importante no desenvolvimento de uma empresa, uma vez que é capaz de apresentar o status de qualquer aspeto de um negócio com base nos dados que coleta, para que os dados sejam adquiridos de forma consistente e as decisões que tomamos devem ser levantadas sobre aquelas que são chave, diferenciando aqueles que não são.

Por exemplo, se falamos de uma cadeia de lojas, o melhor programa de gestão não será capaz de controlar o stock se em alguns o sistema de registo conectado ao programa for usado, mas em outros isso for feito “manualmente”.

E quanto aos relatórios e análise de dados, também será necessário olhar para as diferentes áreas de acordo com o fato de as principais despesas do nosso negócio serem alocadas aos materiais no que diz respeito ao seu uso para a força de trabalho; no primeiro contexto, poderíamos nos concentrar nas informações em desperdício ou desperdício, enquanto no segundo, os dados sobre turnos ou desempenho no trabalho seriam mais relevantes.

O segundo é o da empresa que usa um programa de gestão que está desatualizado.

  • Confiar num software que não é capaz de se adaptar às novas necessidades que surgem dentro de cada departamento significa que o seu uso perde o seu significado.
  • Se não puder tirar proveito das novas funcionalidades, aquelas que não eram necessárias no momento mas agora são comuns, isso causa uma desvantagem em comparação com a concorrência. Um exemplo seria o uso da ferramenta de gestão em dispositivos móveis.
  • Se você não recebe mais suporte do provedor. Qualquer software recebe atualizações ao longo do tempo, e apesar de não fazê-lo pode ser uma poupança a curto prazo, a longo prazo será mais problemático se de repente tivermos que nos adaptar à versão mais recente; isto é, mesmo sem considerar os riscos de segurança envolvidos numa versão antiga.
  • Se não puder ser integrado a outros sistemas de negócios, como um CRM. Isso causará um atolamento no processo de troca de informações, por isso seremos menos eficientes ou teremos que investir na criação de uma ferramenta adicional que torne a comunicação possível.
  • Se não estiver em conformidade com o atual GDPR, o que implica estar exposto a sanções económicas de até 20 milhões de euros (ou 4% do facturamento anual da empresa).

Se você ainda não usar um programa de gestão

Continuar a processar dados, registos, calendários … com ferramentas simples, como folhas de cálculo ou mesmo em papel, pode parecer simples, porque é o que você “está habituado”, mas a sua própria simplicidade traz muitas limitações.

A principal limitação é o quão complicado é partilhar dentro de uma empresa. A transferência de informações geralmente não é uma tarefa que pode ser automatizada facilmente, à medida que a organização cresce e gera mais dados, assim como a possibilidade de erros. Na verdade, calcula-se que a probabilidade de uma tabela conter algum valor incorreto seja 90% quando ela tiver mais de 150 linhas. O caso do JPMorgan é bem conhecido, que em 2012 sofreu prejuízos de mais de 6 mil milhões de dólares por causa de um erro numa folha de cálculo do Excel depois de “copiar e colar uma série de dados de um documento para outro”.

Comparado, por exemplo, a uma folha de cálculo, um programa de gestão para empresas – como um ERP – possibilita o controlo de informações em tempo real, procura de dados e comunicação entre áreas ou funcionários, o que evita duplicações e erros.

Também nos permite analisar essas informações, fornecendo-nos as chaves para melhorar a eficiência em qualquer área, do departamento financeiro, com dados de cobraçã e de facturamento; mesmo no departamento de recursos humanos, comparando o desempenho e custos. Conhecimento que nos permite saber, por exemplo, se os recursos do negócio estão a ser alocados da maneira correta, na hora certa, ou de uma maneira mais específica, qual item de vendas é o mais vendido e qual é realmente o mais lucrativo.

Um software digital facilita o acesso a todas essas informações para todos os membros da empresa. Além disso, incorpora um sistema de alertas, que envia certos avisos quando uma atualização de interesse ocorre ou requer sua revisão. Todos os responsáveis ​​por qualquer área sempre terão as últimas informações disponíveis.

Como fazer a mudança para um sistema de gestão?

É tão importante saber o que um programa de gestão pode fazer pela nossa empresa quanto descobrir o que precisamos. É comum que, quando usamos os mesmos métodos e sistemas por anos, perdemos alguma perspectiva; que não consideramos mudar porque “decidimos fazer assim”. Portanto, o primeiro passo é rever os nossos processos internos novamente, avaliar quais informações estão a ser coletadas, quais são importantes e quais gostaríamos de saber.

Então haveria uma fase de preparação, na qual é necessário decidir se é conveniente para nós fazer uma mudança completa e rápida ou se, ao contrário, é preferível realizá-la gradualmente. Também deve envolver toda a equipa, tanto os membros envolvidos diretamente na mudança, quanto os usuários finais. Se olharmos para as suas opiniões e planearmos um plano de treinamento, poderemos evitar problemas mais tarde.

Finalmente, devemos avaliar qual ferramenta de gestão é a mais apropriada para a nossa situação, uma vez que existem soluções mais genéricas e outras adaptadas aos modelos de negócios de setores específicos. Alguns nos fornecerão mais opções do que precisamos e, com outras pessoas, será possível expandir o seu uso quando precisarmos.

Em suma, optar pela digitalização da empresa e/ou pela melhoria do software de gestão que ela usa pode parecer complexo no início, mas a realidade é que os benefícios que isso traz são percebidos quase imediatamente e se acostuma a essa nova forma de gestão é muito simples e benéfico em termos de tempo e custo.

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