Como usar as várias moedas no NetSuite

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Quando uma empresa decide usar uma moeda estrangeira no NetSuite, há várias decisões a serem tomadas. Essas decisões só podem ser tomadas depois que a empresa decidir quais aspetos do uso de múltiplas moedas de que precisam.

Neste artigo, considerarei as diversas questões relacionadas ao acompanhamento de diferentes moedas para uma empresa que compra ou vende mercadorias ou serviços em mais de uma moeda. Há uma série de outros detalhes e recursos que a NetSuite oferece e recomendamos que a empresa considere todos os aspetos cuidadosamente antes de tomar decisões e implementar várias moedas.

A NetSuite também atende a uma empresa proprietária de subsidiárias que trabalham em diferentes moedas via OneWorld. Eu considerarei a sua situação num papel separado.

Registar o custo real em moeda estrangeira

Quando uma empresa compra ou vende algo diferente da sua moeda base (libra esterlina para o Reino Unido), pode querer que o sistema registe o valor desse item na sua moeda. Por exemplo, se uma empresa compra produtos da Coreia do Sul, eles gostariam de registar o fato de que custou 100,000,000 won sul-coreanos (KRW), em vez de 100,000,000 em libras esterlinas.

Estimar o valor da base (libra esterlina) de transações em moeda estrangeira

Tendo comprado produtos numa moeda, uma empresa pode querer estimar quanto custa em libras esterlinas para decidir em que preço vendê-los. Isto é um.

Da mesma forma, é provável que uma empresa deseje saber qual é o valor da libra esterlina de um preço de venda para julgar que margem é esperada em comparação com os custos baseados na libra esterlina.

Estas são estimativas neste estágio porque até que a fatura do fornecedor seja paga, o custo real das mercadorias em libras esterlinas é desconhecido e similarmente até que um pagamento seja recebido de um cliente, o preço real da libra esterlina é desconhecido.

Por exemplo, em maio, a empresa pode receber 100,000,000 KRW de bens do fornecedor, mas na verdade não envia dinheiro para o fornecedor até julho. A taxa de libras esterlinas para o KRW provavelmente variará em dois meses e mesmo que não varie a taxa real paga pela companhia dependerá de como os 100,000,000 KRW são comprados – de qual banco etc. Portanto, até que a conta seja paga, a empresa está a trabalhar numa estimativa de quanto as mercadorias custam em libras esterlinas.

Estimativa do valor em libras esterlinas dos saldos em moeda estrangeira

Outra razão pela qual uma empresa precisaria de registar o custo estimado em libras esterlinas de quaisquer saldos em divisas pendentes é manter uma posição em qualquer momento do estado do negócio em termos contabilísticos, por exemplo, o custo de mercadorias em libras esterlinas ou valor de contas a receber no lucro e perda e valor do stock, saldo bancário ou ativo fixo no balanço patrimonial.

Um saldo de moeda em aberto poderia estar em contas a receber ou a pagar, aguardando pagamento por um cliente ou empresa aos seus fornecedores, ou poderia estar em ativos, talvez uma conta bancária numa moeda estrangeira ou um ativo fixo comprado numa moeda estrangeira.

O NetSuite manterá um valor em libras esterlinas contra cada transação de moeda estrangeira em circulação que, de tempos em tempos, deverá ser reavaliada. Recomenda-se que essas reavaliações ocorram antes do final de um período e recomendem enfaticamente que o encerramento do período seja usado via ativação do recurso Períodos de Contas para usar com eficácia os recursos em moeda estrangeira.

Se os períodos não forem fechados, essa reavaliação afetará as transações em moeda estrangeira daquelas que a empresa considera períodos “anteriores” fechados, embora a NetSuite ainda considere os períodos em aberto.

Common exchange rates across the business or vary by transaction

O NetSuite permite o uso de uma taxa de câmbio em todas as transações ou para inserir uma taxa para transações individuais (ou selecionadas).

Quando uma nova transação é inserida, há a opção de usar a taxa “padrão” ou inserir uma taxa específica. Quando o processo de reavaliação ocorre (ver acima), a empresa pode decidir reavaliar todos os tipos de transação.

Por exemplo, uma empresa pode decidir usar uma taxa diferente para compras do que para todos os outros saldos. Em tais circunstâncias, ao entrar numa nova compra, a empresa entraria manualmente a taxa. Então, ao reavaliar a moeda estrangeira (possivelmente no final do período), eles selecionariam tipos de contas diferentes de Contas a Pagar. Opcionalmente, a empresa pode atualizar manualmente as transações do Contas a Pagar para taxas de câmbio comuns antes do fechamento do período.

Usar uma taxa de câmbio em todas as transações significa que a taxa mais recente é usada ao inserir transações e na reavaliação, a opção de Todos os tipos de conta é selecionada.

Atualizar automaticamente ou manualmente as taxas de câmbio comuns

NetSuite oferece a escolha de uma atualização automática de taxas de câmbio, atualização manual ou atualização através da importação de um arquivo de câmbio.

A atualização automática está disponível por meio de uma variedade de provedores:

  • Xignite, que é o provedor de taxa padrão e a Thomson Reuters. A Xignite obtém os seus dados da Morningstar e fornece as últimas taxas de câmbio de compra e venda, bem como o ponto médio calculado dessas duas cotações, que a NetSuite usa.
  • A Thomson Reuters recebeu prémios do Waters Ranking em 2013 como Melhor Fornecedor de Dados de Referência e Melhor Fornecedor de Dados de Baixa Latência. Este provedor de tarifas oferece taxas de mercado atuais e em tempo real.

A atualização manual está disponível quando é tomada uma decisão (talvez diariamente ou semanalmente) para atualizar a taxa de câmbio registada ou quando uma transação é inserida com uma taxa de câmbio inserida manualmente. Nesse momento, o NetSuite permite a atualização da taxa de câmbio comum, atualizando o registoo da moeda.

Múltiplas Moedas

Não há restrições quanto ao número de moedas que o NetSuite suporta e ainda mais o NetSuite permite o uso de mais de uma moeda para qualquer cliente ou fornecedor.

Flutuações nas taxas de câmbio

O NetSuite calcula automaticamente os ganhos e perdas realizados e não realizados.

Conta    Fonte

Ganho/Perda Realizado               

Ganhos e perdas realizados resultantes do pedido de pagamento

Ganho/Perda Não Realizada

Ganhos e perdas não realizados resultantes da reavaliação do saldo em aberto no final do mês

Não Realizados Correspondente Ganhos/Perdas

Corresponder ganhos e perdas não realizados de compromissos de receita e fundos depositados

Esse tipo de ganho ou perda é iniciado internamente durante certas transações em moeda estrangeira, como quando um pagamento do cliente é depositado no banco. O NetSuite cria um ganho ou perda como parte do depósito bancário, independentemente das datas de pagamento do cliente e depósito bancário.

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